Caso real: cómo Gaviota Simbac digitalizó su operativa documental de transporte

Compartimos un caso real de implantación. Gaviota Simbac, fabricante industrial con sede en Alicante, lleva años confiando en Digitaldocu para su gestión documental. En 2025 dieron el siguiente paso: preparar toda su operativa de transporte para el DCA digital obligatorio del 5/10/2026. Este es el relato anonimizando datos sensibles.

El punto de partida

Gaviota Simbac es un fabricante industrial mediano con varios miles de envíos al mes, distribución nacional y una operativa de carga que combina transportistas propios y subcontratados. Cargador contractual, por tanto, con la responsabilidad solidaria que introduce la Ley 9/2025.

Operativa documental previa:

• DCA emitido manualmente por administrativos de oficina de salida.
• Plantilla Word + impresión + firma manuscrita + escaneo + archivo en carpeta de red.
• Sin trazabilidad real entre DCA, factura y albarán de entrega.
• Búsquedas documentales en histórico de varios años: horas de scroll en carpetas.
• Dependencia operativa de personas concretas que conocían el procedimiento.

La preocupación que les hizo arrancar el proyecto fue clara: cómo llegar al 5/10/2026 sin caos operativo y sin riesgo de paralización en inspección.

El reto

• Pasar de papel + Excel a digital sin perder visibilidad para los administrativos veteranos.
• Integrar la emisión del DCA con el ERP que ya usan internamente.
• Formar a oficina y a transportistas habituales en el nuevo flujo.
• Cumplir la Resolución DGTT de 22 de mayo de 2023 y la Ley 9/2025 con margen.
• Tener el sistema funcionando antes del verano de 2026 para llegar a octubre rodado.

La solución

Fase 1 · Diagnóstico (2 semanas)

Mapeo conjunto del flujo actual. Identificamos puntos donde el equipo perdía más tiempo: búsqueda histórica, reemisión de DCAs por errores en datos, coordinación con transportistas subcontratados. Documentamos la línea base.

Fase 2 · Configuración de la plataforma (1 semana)

Activación del módulo DCA en su cuenta Digitaldocu. Comunicación del dominio HTTPS al MITMA (Sistema B). Configuración de roles internos: administrativos de salida, jefe de logística, dirección. Maestros de cargadores y transportistas habituales importados.

Fase 3 · Integración con su ERP (3 semanas)

Conector API entre el ERP de Gaviota Simbac y Digitaldocu. Cuando se genera un albarán de salida en el ERP, el DCA correspondiente se prepara automáticamente con los datos ya rellenados. Los administrativos validan y firman, no tienen que teclear.

Fase 4 · Piloto operativo (2 semanas)

Operativa en paralelo: papel + digital. Cada DCA del piloto se generó en ambos formatos. Se ajustaron campos específicos del cliente que no estaban en la plantilla estándar.

Fase 5 · Formación y switch (1 semana)

Sesiones específicas por rol: administración (cómo emitir, validar, archivar), conductores (cómo presentar el QR, qué hacer sin cobertura), dirección (cuadro de mando). Switch definitivo a digital.

Resultados a los 90 días del switch

• Tiempo de emisión por DCA: de 8–10 minutos manuales a menos de 1 minuto validando.
• Búsqueda histórica: cualquier DCA encontrado en segundos por número, matrícula, cargador o transportista.
• Errores de datos: caída sustancial al venir los datos del ERP en lugar de teclearlos.
• Trazabilidad: conexión real entre DCA, albarán y factura de transporte.
• Preparación normativa: 0 sorpresas previstas para el 5/10/2026.

El equipo de administración recuperó horas a la semana que antes dedicaba a tareas documentales repetitivas. Las dedican ahora a tareas de mayor valor: análisis, conciliación con cargadores, mejora de proveedores.

Aprendizajes del proyecto

1. Empezar pronto importa. El proyecto se cerró con margen porque arrancó con tiempo. Los proyectos que empiezan en el último trimestre se quedan sin fase de piloto, y eso se nota.
2. La integración ERP es donde está el ROI real. La plataforma DCA sin conexión al ERP ahorra papel; con conexión, ahorra horas de equipo.
3. Formar a los conductores es tan importante como formar a la oficina. El cuello de botella suele estar en quien presenta el documento al agente, no en quien lo emite.
4. El piloto en paralelo evita sustos. Detectar fricciones con el sistema antiguo aún operativo te permite ajustar sin estrés.

¿Tu caso se parece?

Si eres cargador o transportista con un volumen relevante y quieres llegar al 5/10/2026 rodado, te ayudamos a planificar tu propio proyecto de adaptación. La conversación inicial es sin compromiso.

Solicitar demo similar → · Ver más casos de éxito

Relacionado: Calendario de adaptación al DCA digital · Sanciones por incumplir el DCA