Caso real: cómo Gaviota Simbac digitalizó su operativa documental de transporte

Compartimos un caso real de implantación. Gaviota Simbac, un fabricante industrial con sede en Alicante, lleva años confiando en nuestra plataforma documental. Su siguiente paso fue preparar sus transportes para el DeCA, obligatorio desde el 5 de octubre de 2026.

El punto de partida

Gaviota Simbac es un fabricante industrial mediano con distribución nacional. Parte de los portes los hace con sus propios camiones y conductores, y el resto los contrata con transportistas. Los primeros no llevan DeCA si cumplen a la vez las cinco condiciones del transporte privado complementario (art. 102.2 de la LOTT); si falla una, son transporte público (art. 102.3). En los portes que contrata directamente con el transportista que los hace, la empresa es el cargador contractual (art. 4.b de la Orden FOM/2861/2012). Salvo que estén exentos, como la paquetería de pocos bultos (art. 2 de la Orden), tiene que formalizar el DeCA junto con el transportista y responde de que estén, y sean exactos, sus propios datos, los del transportista, el origen y el destino y la naturaleza y el peso de la mercancía, y de las observaciones que incluya (art. 7, en la redacción de la Orden TRM/282/2026).

Operativa documental previa:

• Documento de control hecho a mano por los administrativos de la oficina de salida.
• Plantilla Word + impresión + firma manuscrita + escaneo + archivo en carpeta de red.
• Sin trazabilidad real entre documento de control, factura y albarán de entrega.
• Búsquedas documentales en histórico de varios años: horas de scroll en carpetas.
• Dependencia operativa de personas concretas que conocían el procedimiento.

La preocupación que les hizo arrancar el proyecto fue clara: cómo llegar al 5/10/2026 sin caos operativo y sin multas en las inspecciones.

El reto

• Pasar del papel al DeCA sin perder visibilidad para los administrativos veteranos.
• Integrar la emisión del DeCA con el ERP que ya usan internamente.
• Formar a oficina y a transportistas habituales en el nuevo flujo.
• Cumplir la Ley 9/2025 con margen.
• Tener el DeCA funcionando antes del 5 de octubre de 2026.

La solución

Fase 1 · Diagnóstico

Mapeo conjunto del flujo actual. Identificamos puntos donde el equipo perdía más tiempo: búsqueda histórica, reemisión de documentos de control por errores en los datos, coordinación con los transportistas contratados. Documentamos la línea base.

Fase 2 · Configuración de la plataforma

Activación del módulo DeCA en su cuenta de Digitaldocu. Alta de los usuarios de la oficina de salida y de los conductores. Plantillas con los datos fijos de los envíos habituales: transportista, vehículo, origen y mercancía.

Fase 3 · Integración con su ERP

Integración entre su ERP y Digitaldocu: cuando el ERP genera un albarán de salida, sus datos pasan a Digitaldocu y nadie los vuelve a teclear. Hoy esa integración se hace por la API REST documentada en deca.digitaldocu.es/api; la clave la crea el administrador en Ajustes → Integración. El DeCA sale en la misma llamada, con su código QR, y Digitaldocu lo firma si la suscripción tiene firma; la firma no es obligatoria.

Fase 4 · Piloto operativo

Operativa en paralelo: papel y electrónico. Cada envío del piloto se documentó en los dos formatos. Se añadieron al documento datos propios del cliente que no venían en la plantilla estándar.

Fase 5 · Formación y paso al DeCA

Sesiones por perfil: oficina (cómo emitir, buscar y corregir en ruta un DeCA) y conductores (cómo enseñar el DeCA o su código QR en una inspección, también sin cobertura). Paso definitivo al DeCA.

Aprendizajes del proyecto

1. La integración con el ERP es donde está el ahorro. El DeCA sin conexión al ERP ahorra papel; conectado por API, ahorra horas de equipo.
2. Formar a los conductores es tan importante como formar a la oficina. El cuello de botella suele estar en quien presenta el documento al agente, no en quien lo emite.
3. Probar antes evita sustos. Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control tiene que ser electrónico, así que ya no cabe un piloto en paralelo con el de papel. Conviene probar el flujo completo, del ERP al conductor, antes del primer envío real.

¿Tu caso se parece?

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