Digitaldocu: Software de gestión documental 

Digitalización certificada
desde tu equipo multifunción.

¿Por qué Digitaldocu?

Guarde y organice copias digitales de sus documentos en papel.

Encuentre documentos rápida y fácilmente en función de su contenido.

Automatice procesos entre usuarios y la contabilización mediante la integración con otros programas.

Deshagase de las facturas en papel y otorgue validez fiscal a las copias digitales.

Escalable y modular según sus necesidades.

¿Por qué es importante un programa de gestión de archivos?

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...de la facturación de una empresa se destina a producir y gestionar documentos

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... de la jornada laboral de un empleado se invierte en buscar documentos y modificarlos.

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...puede ser un ahorro real si se manipulan los documentos en formato digital.

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...de la información con la que trabaja una empresa está soportada en documentos.

¿En qué puede ayudar un programa de digitalización certificada a tu empresa? 

Archivado automático

Los documentos pueden ser recogidos desde el escáner, escritorio, MS Office, email, etc… y los archiva automáticamente según sus datos.

Documentos vinculados y adjuntos

Con independencia de donde se encuentre un documento, éste puede enlazarse con otros que pertenezcan por ejemplo a un mismo proyecto o cliente (un plano, con un presupuesto, una factura, una foto y un contrato).

Integración con terceros

Se integra de forma natural en los procesos propios de la gran mayoría de aplicaciones del mercado (ofimática, contabilidad, ERP…), lo que garantiza un tiempo de implantación y asimilación sin precedentes.

WorkFlow

Permite automatizar procesos entre usuarios que deban interactuar con un mismo documento, generando una trazabilidad y segimiento de las acciones realizadas por cada uno de ellos.

Fácil e intuitivo

Úsalo desde el primer momento gracias a su interfaz sencilla e intuitiva, una potente herramienta para un manejo realmente ágil.

Integración con terceros

Se integra de forma natural en los procesos propios de la gran mayoría de aplicaciones del mercado (ofimática, contabilidad, ERP…), lo que garantiza un tiempo de implantación y asimilación sin precedentes.

Drag and Drop

Puedes subir manualmente cualquier archivo simplemente arrastrándolo hasta el navegador.

Sincroniza tus carpetas

Los archivos que dejes en las carpetas de tu equipo viajarán hasta Digitaldocu y quedarán archivados en su lugar correspondiente gracias a nuestra aplicación Desktop.

Cualquier tipo de archivo

Indexa, relaciona y opera con cualquier tipo de archivo, desde documentos PDF a Excel, imagenes o diseño.

Estructuras de archivo

Crea diferentes categorías y subcategorías para organizar tus documentos, y establece el destino de los mismos según el tipo.

Búsquedas y filtros

Permite localizar y filtrar documentos en base no solo a su nombre o fecha, sino a cualquiera de los datos o texto que contenga el archivo.

Compresión

Reduce hasta un 60% el tamaño de los documentos escaneados sin comprometer la calidad de la imagen.

Compartir

Comparte un documento y lleva un seguimiento de las veces que el receptor o receptores lo visualizan, comparten, etc…

Alertas y avisos

Establece alertas automáticas sobre documentos que tienen una caducidad en el tiempo, por ejemplo, un presupuesto con fecha límite de aceptación o los apuntes de un profesor a sus alumnos.

Documentos vinculados y adjuntos

Con independencia de donde se encuentre un documento, éste puede enlazarse con otros que pertenezcan por ejemplo a un mismo proyecto o cliente (un plano, con un presupuesto, una factura, una foto y un contrato).

Control de versiones

Salvaguarda versiones de un mismo documento con el fin de llevar un control sobre las modificaciones llevadas a cabo y poder realizar recuperaciones del archivo.

Reconocimiento de texto (OCR)

Reconoce e interpreta los textos de documentos escaneados e imagenes, pudiéndo operar con el documento según sus datos.

Documentos desde formulario

Es capaz de generar un documento a partir de los datos introducidos en un formulario web o base de datos, y almacenarlo para su posterior localización como si se tratase de cualquier otro archivo.

Integración con terceros

Se integra de forma natural en los procesos propios de la gran mayoría de aplicaciones del mercado (ofimática, contabilidad, ERP…), lo que garantiza un tiempo de implantación y asimilación sin precedentes.

Compatibilidad contable

Vincula el archivo digitalizado a los datos del ERP o programa contable, lo que permite entre otras cosas poder acceder al mismo cuando deseemos.

WorkFlow

Permite automatizar procesos entre usuarios que deban interactuar con un mismo documento, generando una trazabilidad y segimiento de las acciones realizadas por cada uno de ellos.

Roles y permisos

El acceso a la documentación está basada en diferentes roles y permisos de los usuarios o departamentos, quedando registradas todas las acciones.

Firma digital y grapado virtual

Firma digitalmente tus documentos con total seguridad y validez legal, incluso podrás deshacerte del físico original.

Firma biométrica

Refuerza los mecanismos de identificación gracias al reconocimiento biométrico de la huella dactilar o el patrón caligráfico de la firma.

Optimización de recursos

Su facilidad de uso y versatilidad se traduce en optimización de tiempo, recursos y espacio.

Escalable y modular

Versiones Cloud e Híbrida, adquisición o pago por uso, modularidad… estos son algunos de los factores que hacen de Digitaldocu una solución totalmente previsible y asumible en costes, tanto para pymes, una institución o una gran multinacional.

Panel de control

Gestiona los roles de usuarios, directorios y categorías, genera informes, etc…

Robusto y seguro

Tanto la infraestructura interna de programación como los servidores de Azure que alojan la aplicación ofrecen un altísimo rango de seguridad y fiabilidad.

Asistencia técnica personalizada

En caso de incidencia o dudas será atendido telefónicamente por nuestro personal cualificado y le ofreceremos asistencia remota hasta su equipo.

Disponibilidad y movilidad

Dispone de App´s gratuitas para plataformas móviles iOS y Android; toda tu documentación disponible las 24 horas del día, estés donde estés.

Compatibilidad legal

Homologado desde 2008 por la AEAT para ofrecer Digitalización Certificada y compatible con todas las plataformas estatales y requisitos de la administración.

Compatibilidad con software y dispositivos

Equipos multifunción

Dispositivos móviles

ERP y Contabilidad

Ofimática

Sincroniza tu equipo

Digitaldocu Desktop transfiere y archiva automáticamente los documentos que dejes en las carpetas de tu equipo. 

Interfaz

Sección Archivar

Sección Visualizar

Vista de archivo (Documentos relacionados)

Vista de archivo (Compartir)

Vista de archivo (KeyWords)

Vista de archivo (Trámites)

Sección Cierres

¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten administrar el flujo de documentos de cualquier empresa u organización.

Ello implica agilizar la localización y tramitación de los mismos en base a su información, vincularlos entre sí, compartirlos o determinar su tiempo de conservación.

Para automatizar y simplificar dichas tareas existe hoy en día el software necesario para manejar gran volúmen de documentos en formato digital, ahorrando tiempo, recursos y espacio.

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