Cómo Correos unificó su gestión documental e impresión multifunción con Digitaldocu, Kyocera y HP

Correos, el operador postal de referencia en España, afrontaba el reto de modernizar y optimizar sus flujos de gestión documental y servicios de valor añadido, como la gestión de Burofax, albaranes y giros postales, en su extensa red de oficinas. Para unificar y potenciar la eficiencia operativa de un parque de maquinaria heterogéneo, confió en la tecnología de Digitaldocu y la plataforma SION.

El Cliente: Correos

Correos es el operador postal de referencia en España y una de las principales empresas del país por capilaridad y volumen de oficinas de atención al ciudadano. Con miles de puntos de atención, su capacidad para procesar servicios de valor añadido (burofax, albaranes de entrega, giros postales y paquetería) de forma ágil y segura es crítica para garantizar la excelencia del servicio público y la rentabilidad del negocio.

El Desafío Técnico: Evolución de sistemas y unificación de un parque multi-fabricante

El proyecto nacía con una doble necesidad crítica que ponía a prueba la flexibilidad de cualquier solución documental:

• Actualización tecnológica: Evolucionar el aplicativo de digitalización anterior hacia una plataforma nativa en la nube, más ágil, escalable y adaptada a las nuevas demandas operativas de la organización.
• Compatibilidad multi-hardware: El mayor reto residía en lograr que la nueva solución funcionara de forma completamente nativa, fluida y unificada en un parque de maquinaria altamente heterogéneo. La plataforma debía integrarse sin fisuras con los dispositivos multifunción (MFP) de dos de los principales y competidores fabricantes del mercado: Kyocera y HP.

La Solución: Digitaldocu y la Plataforma SION

Para dar respuesta a este escenario de alta complejidad, se confió en la tecnología de Digitaldocu. El proyecto requirió un esfuerzo de ingeniería especializado de más de 500 horas de desarrollo técnico a medida para adaptar la plataforma a los exigentes requerimientos de seguridad, rendimiento y auditoría del operador postal.

La solución se desplegó bajo dos frentes de integración de hardware diferenciados:

Integración con Kyocera

Se adaptó técnicamente el aplicativo de digitalización certificada directamente en la interfaz integrada de sus dispositivos MFP. A través de la plataforma SION, se conectaron los servidores de impresión para automatizar por completo el flujo de escaneo, indexación y validación de albaranes y giros postales, permitiendo el envío seguro a los sistemas centrales en segundos.

Integración con HP

Se realizó un estrecho trabajo de co-desarrollo y optimización en entorno de laboratorio para garantizar que las funcionalidades de Digitaldocu y, específicamente, la gestión crítica del Burofax, se ejecutasen de forma nativa en su parque de maquinaria de última generación, logrando una experiencia de usuario fluida, rápida y libre de fricciones operativas.

Los Resultados: Eficiencia y Futuro Garantizado

Gracias a la implantación de Digitaldocu, Correos ha logrado alcanzar sus objetivos de modernización y eficiencia operativa:

• Automatización total: Eliminación completa de procesos manuales en la gestión de albaranes y giros postales directamente desde la pantalla táctil de las multifunciones.
• Independencia del Hardware: Una única experiencia de software (Digitaldocu) que unifica el comportamiento and rendimiento de los equipos de Kyocera y HP, reduciendo los costes de formación y soporte.
• Garantía de Continuidad: El proyecto incluye un plan de soporte y mantenimiento preventivo que asegura la máxima disponibilidad del servicio en las oficinas de atención al ciudadano, minimizando el tiempo de inactividad.

La combinación del software flexible de Digitaldocu con el hardware líder de Kyocera y HP demuestra que es posible modernizar las infraestructuras de grandes cuentas con integraciones a medida de alto valor tecnológico.

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