El workflow, flujo de trabajo en inglés, es un término muy extendido vinculado a los procesos dentro de la empresa.

Identifica cuáles son las tareas a realizar, cómo se estructuran a lo largo de todo el proceso, cuál es su ordenación dentro de todo el sistema, cómo se conectan y sincronizan unas con otras, por dónde transcurre la información de apoyo e, igual de importante, a través de qué metodología es posible hacer el seguimiento del estado de ejecución de todas ellas.

El interés por el workflow se debe a las posibilidades que ofrece en la automatización de las tareas de una empresa, siguiendo un orden y una jerarquía definidas previamente. Una gestión automatizada de los procesos de negocio aumenta considerablemente la eficiencia del resultado, incrementa la productividad de sus responsables y, en definitiva, resulta altamente rentable para cualquier empresa que sepa implementarlo correctamente.

El workflow aplicado al marketing digital

En el ámbito del marketing online, cuando hablamos de workflow, nos referimos básicamente a definir una serie de acciones de marketing automatizadas, que respondan a las características de cada usuario respecto al proyecto web de la empresa. En el interior de estas acciones y reacciones estudiadas y predefinidas deberemos atender a la disciplina del inbound marketing.

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Distinto es un diagrama de flujo de datos (DFD), que consiste en una representación gráfica del flujo de datos que transcurren a través de un sistema de información. Y en ningún caso debemos confundirlo con el flujo de una empresa, como comúnmente se conoce al flujo de efectivo, el flujo de caja (cash flow en inglés) del dinero en efectivo que entra y sale de la caja registradora de la empresa.

El workflow y la Tecnología de la Información

 

Un sistema de trabajo, para operar con eficacia y cumplir con el resultado propuesto, debe conectar a todos los empleados y las empleadas de la empresa con el proceso de negocio correspondiente. Pero no pueden ser conectados de cualquier manera, sin un criterio claramente pautado definido.

Un flujo de trabajo informatizado es esencial para lograr que sea automático, racional, previsible y mucho más permeable a todos los departamentos que configuran la empresa. Todas las trabajadoras y los trabajadores deberán seguir las normas de funcionamiento y las reglas operativas que se hayan fijado para la consecución exitosa del proceso de trabajo.

En particular, saltarse el orden de las tareas preestablecido, o mezclar ejecuciones que alteren el flujo de trabajo establecido, alterará todas las previsiones de cumplimiento e imposibilitará su automatización. En la medida de lo posible, es imprescindible evitar el caos reduciendo la incertidumbre al mínimo posible.

 

Cuáles son los tipos de workflow

 

En los análisis y estudios de los sistemas de flujos de trabajo, el nivel de precisión puede ser tan alto como las diferencias entre una empresa u otra. En el ámbito empresarial podemos definir y categorizar tres tipos distintos de workflow o flujo de trabajo.

Workflow ad hoc: las reglas y las normas que rigen el correcto funcionamiento del flujo de trabajo pueden ser creadas y alteradas durante el transcurso del proceso de trabajo.

Workflow de producción: la conducción del flujo de trabajo es fija, aunque acepta variaciones mínimas o cambios muy puntuales, y se corresponde con acciones definidas, preestablecidas y conocidas por todos los actores dentro del negocio de la empresa.

Workflow administrativo: flujo de trabajo a medias entre el workflow ad hoc y el workflow de producción. En esta categoría se engloban tareas y actividades sin una estructura definida, que son previsibles y repetitivas, y se basan en unas reglas de ejecución bastante sencillas de asimilar y aceptar.

 

Los objetivos del workflow

 

El desarrollo y automatización informática del flujo de trabajo persigue un listado de mejoras y beneficios para el entorno empresarial.

 

  1. La mejora de las comunicaciones entre los distintos departamentos de la empresa, y entre los propios empleados, consiguiendo que sean más simples, más sencillas, mucho más ágiles y permitiendo implementar mayores medidas de seguridad.
  2. Una división de las tareas diarias mucho más clara, inteligible y asumible para todos los departamentos que configuran la empresa. Gracias a esta división del trabajo aumenta la efectividad global del conjunto empresarial.
  3. Supone un evidente, y en ocasiones espectacular, ahorro de tiempo respecto a su no implementación. Y además repercute en una gran mejora en todos los índices de productividad.
  4. Se mejora toda la atención al cliente y la percepción positiva del servicio ofrecido.
  5. Se optimiza la generación corporativa de todos los trabajos.
  6. Se integran el conjunto de todos los procesos empresariales, mejorando su eficiencia en todos los ámbitos del negocio.
  7. La circulación de la información deja de ser caótica, se mejora su transmisión y se facilita aportar una respuesta efectiva.
  8. Con todas las tareas identificadas, medidas, ordenadas y automatizadas se facilita el proceso interno de toma de decisiones y se aumenta el porcentaje de acierto.
  9. La conexión de todos los empleados con el workflow de la empresa consigue un sentimiento mutuo de pertenencia al grupo, y ellos se sentirán más reconocidos y mucho más valorados.

Para que una empresa que apuesta por la innovación, que cree en la mejora continua, y está dispuesta a superar el éxito, es imprescindible que establezca un sistema de flujo de trabajo para que sea automatizado. El workflow mejorará considerablemente la producción, corregirá los vicios y errores que se arrastran de procesos anteriores obsoletos y podrá prever y evitar futuros contratiempos antes que lleguen a producirse. La mejora de la comunicación, tanto interna como externa alcanzará unos resultados positivos tangibles y medibles de inmediato, desde el primer momento.

Para conseguir una óptima implementación del workflow dentro de los procesos de negocio de tu empresa, el desarrollo de las actuales tecnologías de la información aporta el software empresarial que necesitas: Ofimática Digital, el software de gestión documental que necesitas.

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