A estas alturas a todos nos resultan familiares conceptos tales como: “transformación digital”, “empresa 4.0”, “digitalización de la empresa” …, pero, ¿qué es exactamente esto de la transformación digital?

¿Qué es la transformación digital de la empresa?

Podríamos definir la transformación digital como un proceso por el cual las empresas reestructuran y reorganizan metodologías y estrategias gracias a las nuevas tecnologías. Y no se trata, como creen los escépticos, de una campaña para que las empresas tecnológicas vendamos más.

Hiperconectividad, Big Data, IoT, Marketing Digital, Cloud, robotización…todos estos conceptos que oímos a diario, – y que casi sin darnos cuenta ya forman parte de nuestras actividades profesionales y personales -, nos sitúan en un entorno de clara disrupción, en una nueva era en la que las empresas que no se adapten a los cambios, derivados de la globalización y la evolución tecnológica, se quedarán en el camino.

Pero la adaptación de la transformación digital no puede ser algo traumático, al contrario, ha de ser progresiva y adaptada a los ritmos de la empresa. Para ello es necesario que haya una clara planificación y una predisposición total, tanto por parte de los responsables como de los empleados, ya que esto va a suponer una serie de cambios importantes, que a corto plazo redundarán en una mejora sustancial en todos los departamentos;

  • Automatización de procesos
  • Optimización de recursos
  • Mejora de la comunicación
  • Reducción de costes
  • Aumento de beneficios

Evidentemente estas mejoras no serán efectivas si como hemos dicho no hay una planificación por parte de la empresa. Dicha planificación ha de basarse en estos puntos;

  • Compromiso con el cambio
  • Inversión
  • Formación
  • Controlar la Resistencia al cambio dentro de la organización.

            En resumen, la transformación digital requiere aplicar los procesos e integrar las herramientas que nos permitan adaptarnos a entorno cada vez más tecnológico y globalizado, estableciendo una estrategia objetiva y planificada de comunicación, una gestión y explotación optimizada de los datos que maneja la empresa, y las mejoras a nivel de infraestructura, en aplicaciones de productividad, seguridad y alta disponibilidad que ofrecen los entornos Cloud…..

Estos serían algunos ejemplos de los cambios que se deben de abordar en la transformación digital, además, por supuesto, de la mejora en los procesos documentales de la empresa.

 

¿Realmente es tan importante la gestión documental en la transformación digital de la empresa?

Lo es, y para corroborarlo estos datos de la consultora IDC Research nos ponen en contexto de la importancia de la implantación de procesos documentales en cualquier empresa u organización;

  • El 6% de la facturación de la empresa se destina a producir y gestionar documentos
  • El 20% de la jornada laboral de un empleado se destina a la búsqueda, tratamiento y modificación de documentos.
  • El 80% de la información que maneja una empresa está soportada en documentos.

Estos porcentajes, extrapolados al día a día se traducen en;

  • Duplicación de documentos
  • Documentos impresos innecesariamente
  • Descentralización de los documentos y pérdida de control
  • Documentos mal archivados que imposibilitan su recuperación
  • Baja o nula seguridad

Esto hace que la gestión documental sea un factor fundamental a abordar en la transformación digital de la empresa.

Vale, pero, ¿ qué es exactamente esto de la gestión documental?

Pues si nos ceñimos a la definición académica del término diríamos que:

» La gestión documental es un conjunto de normas técnicas y procesos que permiten la administración de documentos recibidos y generados por una organización. Dicha gestión debe facilitar una rápida recuperación, salvaguarda y expurgo, así como la conservación en el tiempo de los documentos que lo requieran«.

difinición gestión documentalEsto no es algo nuevo, ya que, en cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, se aplican estos criterios de organización independientemente de que los documentos se manejen el soporte físico (papel), o como ya es cada vez más habitual, en formato digital.

Si para ello utilizamos un software de gestión documental mejoraremos sustancialmente los tiempos y procesos en el tratamiento de documentos.

¿Y qué tiene que aportar un software de gestión documental para denominarse como tal?

Basta con echar un vistazo para ver que la oferta de este tipo de soluciones es muy amplia, y que podemos incluso disponer de este tipo de herramientas a coste cero.

No obstante, desde nuestro punto de vista, el concepto de la gestión documental va muchos más allá del archivado de  pdf´s, sea en carpetas en local y en la nube.

Un sistema de gestión documental, para denominarse como tal, ha de aportar las siguientes funcionalidades;

  • Seguridad
  • Accesibilidad
  • Escalabilidad
  • Digitalización certificada
  • Cumplimiento normativo
  • Integración con herramientas críticas de la empresa ( ERP, CRM, Correo..)
  • WorkFlow
  • Control de usuarios y auditoria de uso
  • Control de versiones
  • Control de caducidad y/o renovación de documentos
  • Formularios

En conclusión, la gestión documental es una parte fundamental en la transformación digital de la empresa, y una solución consolidada y contrastada es la mejor garantía para que el proceso de cambio sea un éxito.

Desde hace 16 años nuestro software de gestión documental Digitaldocu ayuda a más de 600 clientes a mejorar sus procesos documentales.

Si estás en proceso de cambio estaremos encantados de acompañarte en el camino.

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