La acción de digitalizar consigue de forma directa una digitalización, esta palabra que inunda actualmente nuestro vocabulario, incluye muchas formas de entender qué es lo que estamos buscando cuando la utilizamos. Incluye por regla general una mejora en los procesos en la administración y gestión de las empresas.

La gestión de documentos tiene ligada desde hace mucho tiempo este tipo de procesos, quizás uno de los más extendidos y utilizados, podemos generar documentos digitales (formularios, Excel, Word, PDF, ect…) o digitalizar documentos que originalmente están en formato papel.

Actualmente el proceso de digitalización de documentos en formato papel a digital se realiza bien a través de un escáner (este puede ser de sobremesa o equipo multifunción) o utilizando cualquier tipo de cámara de fotografías de las que se disponen en los smartphones, tablets, ect.

Evidentemente si nuestro proceso de digitalización es relevante para nuestro negocio ya sea por la cantidad de documentos a digitalizar o por la calidad en los procesos nos decantaremos por los primeros (escaners de sobremesa o multifunciones) si además en este proceso de digitalización estamos interesados en ofrecer al documento digitalizado validez legal utilizaremos la Digitalización Certificada, un conjunto de técnicas y procesos homologados por la AEAT que nos permite precisamente prescindir del papel una vez digitalizados, este conjunto de normas esta regulado en la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril

Ventajas de la digitalización de documentos (del papel a formato digital)

Si hablamos de las ventajas que supone la digitalización dentro de los procesos documentales entenderemos fácilmente el por qué la inversión en este tipo de tecnologías es probablemente uno de los mas eficaces en la consecución del retorno de la inversión

Si los documentos están archivamos o los utilizamos en formato papel la información no esta indexada de forma eficiente y cualquier búsqueda o recuperación de documentos en este formato nos penalizaría gravemente contra un proceso equivalente en formato digital, por lo tanto, en primer lugar, podríamos establecer como ventajas principales el ahorro de tiempo en la búsqueda de información y un menor espacio necesario para el archivo documental.

Quizás otro de los aspectos mas importantes sea la seguridad que nos ofrece el trabajar con documentos digitalizados tanto en el acceso controlado a la información que realmente necesita cada usuario de nuestra organización como en la custodia y copias de seguridad de la documentación, no cabe la menor duda que establecer una relación entre la facilidad de administrar la documentación en formato papel o digital… no se sostendría de ninguna de las maneras a favor de la digitalización.

Formas de digitalizar documentos

La digitalización de los documentos se puede establecer bien desde el origen de los mismos o en procesos posteriores de transformación. Si los establecemos desde el inicio debemos de estudiar cada uno de los documentos para determinar si estos son susceptibles de esa digitalización, por ejemplo:

Una compañía X, genera albaranes de entrega en formato papel en sus mostradores de despacho de mercancía, los albaranes son firmados por el cliente y enviados al departamento de facturación por sus propios medios, el departamento de facturación, en base a los albaranes de venta realiza las facturas, une las facturas con los albaranes firmados, los deposita en la oficina de Correos y aquí termina el proceso de generación y tratamiento de un sistema básico de generación en formato papel.

Mejoras a establecer a través de proceso de digitalización

  1. Deberíamos de estudiar la mejora de este primer proceso donde los albaranes en lugar de ser imprimidos y firmados se pudiesen enviar a dispositivos de firma ubicados en el mostrador (tablets, smartphones, tabletas digitalizadoras, ect…) para ser firmados con firma digital biométrica y enviados de forma automática en formato PDF al departamento de facturación.
  2. En la generación de la factura de venta se podría utilizar un sistema de generación en formato electrónico (PDF, con o sin firma digital) y que de forma automática se añadiesen los albaranes de venta para ser enviados ambos documentos de forma automatizada por correo electrónico.
  3. En el primero de los casos, (en formato papel), y utilizando una eficiencia muy alta en los procesos desde que se produce el albarán de venta hasta que se entrega la factura al cliente por Correos… estaríamos hablando de 3-4 dias, en el segundo (digital) podríamos enviar la factura en menos de 5 minutos desde la venta.

Motivos para empezar un proceso de digitalización (medioambiental, seguridad, ahorro de costes…)

  1. Ahorro de dinero en los sistemas de impresión (toner, electricidad, papel, ruidos).
  2. Menor intervención de recursos humanos en la elaboración de los procesos de facturación. 
  3. No existen perdidas de documentos durante el cambio de departamentos para poder generar las facturas de venta, estos viajan de forma automática e integrados con nuestros sistemas habituales de gestion (CRM, ERP, Ect…)
  4. Menor tiempo desde que se emite la factura hasta que se pone a disposición del cliente, mejora del flujo de caja.
  5. Mejor de la eficiencia y eficacia de nuestro equipo humano.

Después de la digitalización, ¿qué habré conseguido?

Los beneficios de la digitalización de documentos son múltiples:

  • Mas agilidad en los procesos
  • Menor coste en la producción
  • Mejor control sobre el flujo de vida y archivo de los documentos
  • Una mejor imagen de cara a nuestras relaciones comerciales unida a una mejor eficiencia interna.

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