Digitaldocu MFP

Digitalización certificada desde tu multifunción. Hereda las funciones y procesos específicos de Digitaldocu para digitalización certificada, dando como resultado una solución que puede integrarse en cualquier equipo multifunción que disponga de navegador web.

Características

Permite por tanto, disponer de toda la funcionalidad para digitalizar con todos los requisitos legales pero de una forma compacta, sencilla y directa.

Compatible con cualquier fabricante.

Generación de PDF/a OCR (Searchable).

Separación por código de barras.

Sellado de tiempo.

Compatible con cualquier gestor documental.

Digitalización Certificada

Seleciona tu firma digital desde la aplicación y será asignada digitalmente a los archivos que digitalices.

Homologado por la Agencia Tributaria

El proceso de digitalización y los archivos generados cumplen con todas las recomendaciones y requisitos legales.

Transferencia directa a tu Gestor Documental

Desde la aplicación selecciona la ruta de destino de tu Gestor Documental y transfiere al instante cualquier documento escaneado.

Envío de FAX

No importa si tu multifunción dispone de módulo adicional específico para el envío de faxes. Digitaldocu MFP lo hace por él.

Compatibilidad

Digitaldocu MFP se integra completamente en diferentes equipos multifunción, y además puede transferir y comunicarse con cualquier Gestor Documental.

Entorno de la aplicación

 

  • Nos permite activar o desactivar el reconocimiento de texto sobre los documentos digitalizados.
  • Permite organizar los documentos digitalizados en uno o varios archivos PDF.
  • Depliega las rutas de nuestro gestor documental para seleccionar aquella en la que almacenaremos los documentos digitalizados.
  • Ofrece un resumen del estado de los documentos que acabamos de digitalizar.
  • Nos despliega un campo de texto donde indicar un número de Fax al que enviar aquello que digitalicemos (opcional).
  • Acceso a la cumplimentación de metadatos necesarios para hacer nuestra digitalización compatible con ENI. (Página siguiente).
  • Acceso a las opciones principales de configuración. (Página siguiente).

Diagrama de funcionamiento 

Casos de uso 

Caso1. Empresas

Con independencia del sector, la solución resulta mucho más útil cuánto más volúmen de documentos maneje la empresa. La indexación automática en su gestor documental según el tipo de documento, y la posibilidad de deshacerse de la versión en papel gracias al proceso de Digitalización Certificada ya significa un ahorro enorme de recursos. La vinculación de metadatos a los documentos, o la información contenida en códigos de barras, la convierte en una solución indispensable a la hora de localizar o emitir documentos en función de su contenido. Empresas relacionadas con logística y transporte, sanidad, asesorías, gestorías, etc… serían grandes candidatas para su implantación debido al gran volúmen de documentación que manejan.

Caso 2. Administración Pública

Las instituciones y organismos de la administración pública pueden beneficiarse claramente gracias a la generación de Copias Electrónicas Auténticas que Digitaldocu MFP es capaz de realizar. Los documentos en formato PDF/A con sellado de tiempo y certificado digital son premisas a cumplir que la solución contempla de antemano. Características que junto con el reconocimiento de texto OCR y la vinculación de metadatos la hacen prácticamente indispensable para indexar y gestionar semejante volúmen de datos.

Caso 3. Legal

Tanto despachos jurídicos como abogados independientes, procuradores, notarías… también pueden beneficiarse de Digitaldocu MFP gracias a la compatibilidad que la solución ofrece con Lexnet, la plataforma de intercambio seguro de información entre órganos judiciales y operadores jurídicos facilitada por el Ministerio de Justicia. Dicha plataforma exige una serie de requisitos que, junto con el certificado ACA deben cumplirse, y que, por supuesto, Digitaldocu MFP cubre con creces simplificando todos los procesos.

Versiones y licencias

Ámbito Legal y Técnico

Copia auténtica

La gestión de la solución y la custodia del certificado electrónico para la firma de las Copias Electrónicas Auténticas se realiza de forma centraliza- da, con independencia del número de dispositivos multifunción en los que se pueda realizar la copia electrónica auténtica.

Las peticiones que la solución de Copia Electrónica Auténtica realiza a los servicios de verificación de certificados y de emisión de sellos de tiempo, se realizan de forma centralizada para todos los dispositivos.

Recomendaciones y requisitos legales incorporados

La solución se ajusta a la normativa de Administración Electrónica, incluidas la Ley 39/2015 de 1 de Octubre, del Procedimiento Administrativo Común, que deroga la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, la Ley 40/2015 de 1 de Octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y las Normas Técnicas de lnteroperabilidad del ENS/ENI, por la cual es posible la creación de este tipo de copias, digitalizando directamente y finalizando todo el proceso desde el panel de los propios equipos.

La solución cuenta con certificado emitido por un auditor CISA, que declara el cumplimiento de la solución respecto a lo dispuesto en el Real Decreto 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la administración electrónica, y las Normas Técnicas que resultan de aplicación, en lo relativo al procedimiento de copiado auténtico de documentos en papel, la digitalización de documentos, la interoperabilidad del documento electrónico y el catálogo de estándares.

Las copias electrónicas auténticas son generadas en formatos PDF y XML. Concretamente PDF/A con firma PAdES-EPES y con opción de firma longeva PAdES-LTV para poder comprobar la validez incluso aunque el certificado haya caducado. Las copias electrónicas auténticas en formato XML contienen en sí mismas, la imagen del documento original, la firma electrónica avanzada y longeva XAdES-XL, el sello de tiempo y todos los metadatos obligatorios.

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