Toda actividad empresarial genera presupuestos, facturas, contratos, pedidos, ofertas, informes y otra documentación de todo tipo. Los documentos se generan o se reciben, se utilizan y se almacenan. Pero, ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento? ¿Qué plazos nos obliga la ley y sobre qué documentos?

Debemos tener en cuenta que la administración pública en general, y Hacienda en particular, puede exigirnos un requerimiento de información en cualquier momento. Y el no cumplir con el requerimiento puede llegar a suponernos una sanción de hasta el 2% del volumen generado por nuestra actividad empresarial.

¿Quieres automatizar procesos?

Digitaldocu: Software de gestión documental

Prescripción de la documentación mercantil

 

Las normas mercantiles actuales obligan a la empresa que deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes de pago de la actividad empresarial durante al menos seis años. El plazo para contabilizar los 6 años se toma a partir del último asiento realizado en los libros. Y además, toda esta documentación debe estar ordenada cronológicamente, no almacenada en carpetas de cualquier manera. 

Pero a pesar del plazo exigido por la ley, en múltiples ocasiones es necesario consultar cuestiones contables, o temas mercantiles, de más de seis años para atrás. Por este motivo, es muy recomendable conservar, indefinidamente, al menos:

  • Los libros oficiales de contabilidad, desde el inicio de la actividad.
  • Las cuentas anuales firmadas, de todos los años.
  • Los contratos de largo plazo firmados en su momento.
  • Las copias de seguridad informáticas de los registros contables.

Un software de gestión documental, como Digital Docu, te facilitará al máximo el clasificar, almacenar y mantener protegida de manera indefinida toda esta documentación. Podrás despreocuparte, estar tranquilo, y centrarte en tu actividad empresarial.

Déja tus datos de contacto y prueba nuestro tour gratis

Digitaldocu: Software de gestión documental

Prescripción de la documentación fiscal

 

En un primer momento, las normas tributarias son las que más nos pueden preocupar, por las sanciones que pueden acarrearnos si no las cumplimos. La Ley General Tributaria establece un plazo general de prescripción de la documentación de cuatro años. Es el plazo de conservación de la documentación más conocido por el gran público, pero no debemos confiarnos y debemos ser precavidos frente a posibles requerimientos o excepciones de la norma. Frente a la duda, mejor asegurar y conservar la documentación.

 

El plazo general de 4 años, en el ámbito tributario, empieza a contar desde el fin del plazo de presentación de las declaraciones. Este periodo de cuatro años es el intervalo de tiempo que la ley concede a Hacienda para determinar la deuda tributaria mediante la correspondiente liquidación y/o exigencia del pago si corresponde. Pero también es el mismo plazo que dispone la empresa, como figura contribuyente, para reclamar y obtener la devolución de impuestos.

 

Pero debes tener en cuenta que este plazo general de cuatro años pueda interrumpirse momentáneamente, y por lo tanto retrasarse y alargar, por cualquier acción tomada por Hacienda si es notificada convenientemente. De la misma manera, es el contribuyente el que puede interrumpir este plazo si, por desacuerdo en cualquier aspecto, presenta una interposición de reclamación o recurso de cualquier tipo frente Hacienda.

 

Por todo ello, evita el simplificar la cuenta contando hacia atrás cuatro años para decidir qué documentación conservar y cuál destruir. Debes revisar, y asegurarte, que en cualquier impuesto no se hubiere interrumpido este plazo fijado.

 

Deducciones y pérdidas fiscales

 

El plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas, y la deducciones, se extiende a los 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración cuando fueron generadas. Por este motivo, el plazo de prescripción para estos casos pasa de los cuatro del ámbito general, hasta los diez, excepto que el último ejercicio en el que fueron aplicadas ya hubiera prescrito.

 

Incluso aunque ya se hubiera separado el plazo de los diez años, Hacienda todavía puede exigir, siempre que el último ejercicio en el que han sido aplicadas no haya todavía prescrito, la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades, y las Cuentas Anuales del ejercicio donde se generaron en su momento.

 

Requerimiento de información de Hacienda

 

No hay que confundir la actividad empresarial sometida a los distintos plazos de prescripción, con la actividad de comprobación desde Hacienda. Es decir, cómo puede afectar a terceros, y la obligación de suministrar la información exigida en un proceso de inspección. Por lo tanto, debemos conservar toda la documentación del ámbito tributario siguiendo el periodo de prescripción mercantil, que no es de cuatro años, es de seis.

 

Si no atiendes a un requerimiento de información estando obligados, nos puede suponer una sanción de hasta el 2% de la cifra de negocios de la empresa.

¿Quieres automatizar procesos?

Digitaldocu: Software de gestión documental

¡Antes de que te vayas!Soy Francisco consultor de Digitaldocu

¿Quieres que te haga una demo sin compromiso ?

Te aseguro que te encatará, agilizaras y automatizarás muchos de tus procesos

Quiero un tour gratis
WordPress Video Lightbox Plugin