Dentro de la gestión documental una de las funcionalidades más interesantes que podemos encontrar es la de la automatización de procesos. Uno de esos procesos y quizás el que más interés despierta es el de la Contabilización Automática de Facturas de Proveedor.
 
 
 
 
 
 
Los departamentos de administración dedican mucho tiempo y recursos a la mecanización, indexación y aprobación de estos documentos vitales para el desarrollo del negocio.
 
 
 
En el mundo de los procesos, poder acometer éstos en el menor tiempo posible y con la máxima eficiencia es del interés de cualquier responsable de departamento. Al mismo tiempo, realizarlos es bastante sencillo de explicar a estos responsables. Podríamos tomarlo como una pequeña inversión realizada en este proceso. Una de las principales ventajas es que puede ayudarnos a ahorrar mucho tiempo y, por consiguiente, mejorar sustancialmente la rentabilidad de ese departamento.
 
 

¿En qué formatos llegan las facturas de proveedor?

 

Las facturas de proveedor llegan a los departamentos de administración de diferentes formas y en cualquier formato.

En este artículo nos vamos a centrar en los formatos más estandarizados como son:

  • El papel
  • El formato electrónico ( PDF,  con o sin firma digital)

Las facturas que recibimos en formato PDF nos pueden llegar a través del correo electrónico, mediante un portal de descarga de facturas, FTP, o por cualquier otro medio que tanto el cliente como el proveedor o emisor de la factura, estén de acuerdo en utilizar. 

¿Se puede automatizar el proceso de digitalización de facturas?

Los formatos de facturas que nos ocupan en este artículo no son automatizables (papel y pdf) sin un tratamiento previo, ya que para que podamos automatizarlas necesitamos (si el soporte es el papel) establecer un proceso de digitalización que nos permita transformar en formato pdf las facturas en formato papel. Este proceso lo podríamos dividir en dos:

  1. Digitalización de facturas de proveedor en formato PDF, donde el documento original seguiría siendo el papel
  2. Digitalización certificada de facturas de proveedor en formato PDF, donde el documento original una vez realizado los procesos necesarios que garantizaran la digitalización certificada seria el pdf resultante del proceso de la digitalización, pudiendo así prescindir del papel que originó la recepción inicial de la factura.

¿Cómo funciona?

Tanto de una forma o de otra, una vez que las facturas están disponibles en formato PDF, utilizaremos tecnologías OCR que nos permiten interpretar de forma automática los caracteres que componen las facturas de proveedor, pudiendo extraer de forma automática tanto las cabeceras y totales así como las líneas de detalle.

Si bien es cierto que hace algún tiempo ya que existen tecnologías como el OCR que nos ayudan a interpretar este tipo de documentos parece que ha llegado el momento de confiar plenamente debido al grado de madurez que esta tecnología ha alcanzado, esto nos permite garantizar un amplio porcentaje de aciertos. 

¿Qué ofrece un software de digitalización documental?

Nuestro software de digitalización documental, Digitaldocu, utiliza distintos procesos de extracción del dato. Estos procesos están basados principalmente, tanto en plantillas fijas (para aquellos documentos que así lo requieran) como etiquetas inteligentes, que nos permitirán de una forma automática y sin la generación de plantillas poder extraer los datos que necesitemos.

Además de la extracción destacamos que Digitaldocu le permitirá la integración de total con sus herramientas de gestión (ERP, CRM, DMS, etc…) y con los principales fabricantes (SAP, Axapta, Navision, Quiter, ect…) 

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