Digitaldocu

Gestión Documental Avanzada

¿Qué es Digitaldocu?

Digitaldocu es una potente herramienta de gestión documental, modular y escalable según necesidades, apta para pequeños negocios, medianas empresas o grandes multinacionales.

Permite el acceso y seguimiento de sus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, manteniendo los archivos en su propio equipo o bien en la nube según la versión escogida (Cloud o Híbrida).

La seguridad, facilidad de uso, compatibilidad e integración con software de terceros son cualidades destacadas que se extienden a toda la estructura de la aplicación, compuesta por herramientas que multiplican las posibilidades reduciendo costes.

La digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria, la compatibilidad legal y el cumplimiento de protocolos estándard convierten a la solución en una de las más potentes y versátiles del mercado.

Principales características

Archivado automático
Los documentos pueden ser recogidos desde el escáner, escritorio, MS Office, email, etc... y los archiva automáticamente según sus datos.
Búsquedas y filtros
Permite localizar y filtrar documentos en base no solo a su nombre o fecha, sino a cualquiera de los datos o texto que contenga el archivo.
Compartir
Comparte un documento y lleva un seguimiento de las veces que el receptor o receptores lo visualizan, comparten, etc...
Documentos vinculados y adjuntos
Con independencia de donde se encuentre un documento, éste puede enlazarse con otros que pertenezcan por ejemplo a un mismo proyecto o cliente (un plano, con un presupuesto, una factura, una foto y un contrato).
Integración con terceros
Se integra de forma natural en los procesos propios de la gran mayoría de aplicaciones del mercado (ofimática, contabilidad, ERP...), lo que garantiza un tiempo de implantación y asimilación sin precedentes.
WorkFlow
Permite automatizar procesos entre usuarios que deban interactuar con un mismo documento, generando una trazabilidad y segimiento de las acciones realizadas por cada uno de ellos.
Roles y permisos
El acceso a la documentación está basada en diferentes roles y permisos de los usuarios o departamentos, quedando registradas todas las acciones.
Fácil e intuitivo
Úsalo desde el primer momento gracias a su interfaz sencilla e intuitiva, una potente herramienta para un manejo realmente ágil.
Archivado automático
Los documentos pueden ser recogidos desde el escáner, escritorio, MS Office, email, etc... y los archiva automáticamente según sus datos.
Drag and Drop
Puedes subir manualmente cualquier archivo simplemente arrastrándolo hasta el navegador.
Sincroniza tus carpetas
Los archivos que dejes en las carpetas de tu equipo viajarán hasta Digitaldocu y quedarán archivados en su lugar correspondiente gracias a nuestra aplicación Desktop.
Cualquier tipo de archivo
Indexa, relaciona y opera con cualquier tipo de archivo, desde documentos PDF a Excel, imagenes o diseño.
Estructuras de archivo
Crea diferentes categorías y subcategorías para organizar tus documentos, y establece el destino de los mismos según el tipo.
Búsquedas y filtros
Permite localizar y filtrar documentos en base no solo a su nombre o fecha, sino a cualquiera de los datos o texto que contenga el archivo.
Compresión
Reduce hasta un 60% el tamaño de los documentos escaneados sin comprometer la calidad de la imagen.
Compartir
Comparte un documento y lleva un seguimiento de las veces que el receptor o receptores lo visualizan, comparten, etc...
Alertas y avisos
Establece alertas automáticas sobre documentos que tienen una caducidad en el tiempo, por ejemplo, un presupuesto con fecha límite de aceptación o los apuntes de un profesor a sus alumnos.
Documentos vinculados y adjuntos
Con independencia de donde se encuentre un documento, éste puede enlazarse con otros que pertenezcan por ejemplo a un mismo proyecto o cliente (un plano, con un presupuesto, una factura, una foto y un contrato).
Control de versiones
Salvaguarda versiones de un mismo documento con el fin de llevar un control sobre las modificaciones llevadas a cabo y poder realizar recuperaciones del archivo.
Reconocimiento de texto (OCR)
Reconoce e interpreta los textos de documentos escaneados e imagenes, pudiéndo operar con el documento según sus datos.
Documentos desde formulario
Es capaz de generar un documento a partir de los datos introducidos en un formulario web o base de datos, y almacenarlo para su posterior localización como si se tratase de cualquier otro archivo.
Integración con terceros
Se integra de forma natural en los procesos propios de la gran mayoría de aplicaciones del mercado (ofimática, contabilidad, ERP...), lo que garantiza un tiempo de implantación y asimilación sin precedentes.
Compatibilidad contable
Vincula el archivo digitalizado a los datos del ERP o programa contable, lo que permite entre otras cosas poder acceder al mismo cuando deseemos.
WorkFlow
Permite automatizar procesos entre usuarios que deban interactuar con un mismo documento, generando una trazabilidad y segimiento de las acciones realizadas por cada uno de ellos.
Roles y permisos
El acceso a la documentación está basada en diferentes roles y permisos de los usuarios o departamentos, quedando registradas todas las acciones.
Firma digital y grapado virtual
Firma digitalmente tus documentos con total seguridad y validez legal, incluso podrás deshacerte del físico original.
Firma biométrica
Refuerza los mecanismos de identificación gracias al reconocimiento biométrico de la huella dactilar o el patrón caligráfico de la firma.
Optimización de recursos
Su facilidad de uso y versatilidad se traduce en optimización de tiempo, recursos y espacio.
Escalable y modular
Versiones Cloud e Híbrida, adquisición o pago por uso, modularidad... estos son algunos de los factores que hacen de Digitaldocu una solución totalmente previsible y asumible en costes, tanto para pymes, una institución o una gran multinacional.
Panel de control
Gestiona los roles de usuarios, directorios y categorías, genera informes, etc...
Robusto y seguro
Tanto la infraestructura interna de programación como los servidores de Azure que alojan la aplicación ofrecen un altísimo rango de seguridad y fiabilidad.
Asistencia técnica personalizada
En caso de incidencia o dudas será atendido telefónicamente por nuestro personal cualificado y le ofreceremos asistencia remota hasta su equipo.
Disponibilidad y movilidad
Dispone de App´s gratuitas para plataformas móviles iOS y Android; toda tu documentación disponible las 24 horas del día, estés donde estés.
Compatibilidad legal
Homologado desde 2008 por la AEAT para ofrecer Digitalización Certificada y compatible con todas las plataformas estatales y requisitos de la administración.

Compatibilidad con software y dispositivos

 Equipos multifunción

 Dispositivos móviles

 ERP y Contabilidad

 Ofimática

 Sincroniza tu equipo

Compatibilidad con escritorio
Digitaldocu Desktop transfiere y archiva automáticamente los documentos que dejes en las carpetas de tu equipo. ¡Es gratis!
Más información...

Versiones y licencias

Versión Cloud
Versión Híbrida
Aplicación y bases de datos En la nube En la nube
Documentos En la nube En servidor del cliente
Pago mensual (Opción 1)
Pago único (Opción 2)
Con la garantía en nube de Microsoft:
Azure - Digitaldocu
Máxima seguridad y redundancia de datos.

Casos de éxito

La integración de Digitaldocu en pequeñas y grandes empresas ha supuesto sustanciales ventajas en cuanto a optimización de tiempo, recursos y espacio.
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